Schriftform bei der Kündigung im Arbeitsrecht

1. Definition der Schriftform

Schriftform bezeichnet allgemein die Notwendigkeit, dass bestimmte Rechtsgeschäfte schriftlich fixiert werden müssen, um Gültigkeit zu erlangen. Geregelt ist die Schriftform in § 126 BGB. In Absatz 1 der Vorschrift heißt es: "Ist durch Gesetz schriftliche Form vorgeschrieben, so muss die Urkunde von dem Aussteller eigenhändig durch Namensunterschrift oder mittels notariell beglaubigten Handzeichens unterzeichnet werden.".

2. Gesetzliche Regelungen

2.1. Folge der Missachtung der Form

§ 125 BGB Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) Nichtigkeit wegen Formmangels

§ 125 BGB: "Ein Rechtsgeschäft, welches der durch Gesetz vorgeschriebenen Form ermangelt, ist nichtig. Der Mangel der durch Rechtsgeschäft bestimmten Form hat im Zweifel gleichfalls Nichtigkeit zur Folge."

Im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) sind für einige Geschäfte spezifische Formvorschriften vorgesehen. Diese Formvorschriften sind dann gesetzlich vorgeschrieben und müssen entsprechend eingehalten werden, um die Rechtsgültigkeit des betreffenden Geschäfts zu gewährleisten. Insbesondere im Arbeitsrecht spielt die Schriftform eine wichtige Rolle, etwa bei der Kündigung. Wenn die Schriftform gesetzlich vorgeschrieben ist, muss sie auch unbedingt eingehalten werden, damit das Rechtsgeschäft bzw. die Erklärung rechtliche Gültigkeit erlangt. Wird gegen die Formvorschrift verstoßen, kommt § 125 BGB zur Anwendung. Gemäß § 125 BGB ist das betreffende Rechtsgeschäft nichtig, wenn die gesetzlich vorgeschriebene Form nicht eingehalten wurde. Das bedeutet, dass das Geschäft keine rechtliche Gültigkeit hat und somit nicht durchgesetzt werden kann.

2.2. Gesetzliche Schriftform

§ 126 BGB Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) Schriftform

(1) Ist durch Gesetz schriftliche Form vorgeschrieben, so muss die Urkunde von dem Aussteller eigenhändig durch Namensunterschrift oder mittels notariell beglaubigten Handzeichens unterzeichnet werden.

(3) Die schriftliche Form kann durch die elektronische Form ersetzt werden, wenn sich nicht aus dem Gesetz ein anderes ergibt.

Die Formvorschrift des § 126 BGB legt in Absatz 1 fest, welche Anforderungen zu erfüllen sind, wenn eine gesetzlich vorgeschriebene Form einzuhalten ist. So muss die betreffende Urkunde vom Aussteller eigenhändig unterzeichnet werden, und zwar unter Verwendung der Namensunterschrift. Eine eigenhändige Unterschrift des Ausstellers ist ein wesentliches Element der gesetzlich vorgeschriebenen Form, da sie sicherstellt, dass die betreffende Person tatsächlich die Verantwortung für den Inhalt der Urkunde übernimmt. Zudem gibt die Namensunterschrift Aufschluss darüber, wer die Urkunde unterzeichnet hat und somit für den Inhalt haftet.

2.3. Regelungen zur Kündigung

§ 623 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) Schriftform der Kündigung

Die Beendigung von Arbeitsverhältnissen durch Kündigung oder Auflösungsvertrag bedürfen zu ihrer Wirksamkeit der Schriftform; die elektronische Form ist ausgeschlossen.

Im Arbeitsrecht bestimmt § 623 BGB, dass eine wirksame Beendigung eines Arbeitsverhältnisses durch Kündigung der gesetzlichen Schriftform bedarf. Durch den Zusatz "die elektronische Form ist ausgeschlossen" wird klargestellt, dass für eine Kündigung eine Erklärung gemäß § 126a BGB, also eine per elektronischer Mittel erzeugte Erklärung nicht ausreichend ist.

3. Schriftform bei Kündigung

Im Arbeitsrecht hat die Schriftform bei der Kündigung eines Arbeitsvertrags eine besondere Bedeutung, da sie eine Voraussetzung für die Wirksamkeit der Kündigung ist. Das hat zur Folge, dass eine Kündigung ohne schriftliche Form in der Regel unwirksam ist. Eine bloß mündlich oder telefonisch erklärte Kündigung ist nicht ausreichend. Auch die Kündigung per E-Mail, Fax oder SMS erfüllt nicht die Schriftform. Solche Kündigungen sind nicht wirksam.

4. Schutz durch Schriftform

Die Schriftform dient in erster Linie dem Schutz des Arbeitnehmers. Durch die schriftliche Form ist sichergestellt, dass der Arbeitnehmer tatsächlich von der Kündigung Kenntnis erlangt hat. Auch können durch die Schriftform Missverständnisse und Streitigkeiten vermieden werden, da der Inhalt der Kündigung eindeutig formuliert und nachweisbar ist. Schriftform bedeutet allerdings nicht, dass in der schriftlichen Kündigung auch die Gründe für die Beendigung des Arbeitsverhältnisses dargelegt werden müssen.

Auch für den Arbeitgeber bietet die Schriftform Vorteile. Durch die schriftliche Form ist sichergestellt, dass die Kündigung tatsächlich von ihm ausgeht und nicht etwa von einem Dritten erklärt oder verfasst wurde. Auch kann der Arbeitgeber im Falle eines Rechtsstreits nachweisen, dass er die Kündigung ordnungsgemäß ausgesprochen hat.

5. Schriftform im Rechtstreit

Ist eine Kündigung nicht in Schriftform erfolgt, erfüllt sie gemäß §§ 126 Abs. 1, 623 BGB nicht die Anforderungen an die Formgültigkeit und ist gemäß § 125 BGB unwirksam. Das Arbeitsverhältnis besteht fort und die Kündigung hat keine rechtliche Wirkung.

Wenn der Arbeitgeber die Schriftform nicht einhält, ist der Arbeitnehmer nicht an die dreiwöchige Klagefrist gemäß § 4 S. 1 KSchG gebunden, um dies gerichtlich geltend zu machen, weil diese Vorschrift ausschließlich für schriftliche Kündigungen gilt. Wenn die Kündigung nicht schriftlich erfolgt, wird keine Frist in Gang gesetzt. Sie können daher auch nach Ablauf von 3 Wochen ab Zugang der Kündigung noch eine wirksame Klage wegen Missachtung der Schriftform erfolgreich erheben.

6. Wie wird die Schriftform gewahrt?

Um die Schriftform bei einer Kündigung zu wahren, muss der Arbeitgeber das Kündigungsschreiben eigenhändig unterzeichnen. Wichtig ist dabei, dass die hierzu befugte Person unterschreibt.

Dieses Dokument mit der Unterschrift muss dem Arbeitnehmer auch im Original zugehen. Bei der Unterschrift ist es wichtig, dass keine Namenskürzel, d.h. die sogenannte Paraphe, ein auf wenige Zeichen verkürztes Namenszeichen, verwendet wird. Denn dies erfüllt nicht die Voraussetzung der Namensunterschrift in § 126 BGB. Diese Problematik ist auch eröffnet, wenn die Unterschrift nur aus einer "Wellenlinie" besteht. Da eine eigenhändige Unterschrift nötig ist, verbieten sich Unterschriftsstempel oder Unterschriftscans.